Urge armonizar legislación en materia de archivos en estados
NORMA JULIETA DEL RÍO VENEGAS
En el Artículo Sexto de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, se establece que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.
De acuerdo al documento de investigación denominado “Análisis Comparativo de la Legislación en Materia de Archivos en los Estados de la Republica y Distrito Federal” realizado en Julio del año 2011, por la Mtra. Claudia Gamboa Montejano Investigadora Parlamentaria y la C. Miriam Gutiérrez Sánchez Auxiliar de Investigación, existe bastante diversidad en las leyes en materia de archivos, en el caso de Zacatecas, se denomina Ley del Sistema Estatal de Archivos de Zacatecas, su objeto es regir la preservación, conservación, clasificación y difusión del patrimonio documental, histórico y administrativo de la entidad y su uniforme e integral manejo, fue promulgada el 27 de octubre de 1987, hace 27 años, un abismo entre el antes, la nueva gerencia publica y el acceso a la información del hoy.
Las entidades federativas cuentan con legislación en materia de archivos, pero pocas coinciden en la regulación de un sistema de documentos, difieren en su objeto, sus denominaciones son diferentes como Ley del Sistema de Archivos, Ley de Documentos Administrativos e Históricos, Ley de Protección y Conservación de Archivos, por citar algunas. Las publicaciones de sus legislaciones en la mayoría son de hace bastantes años, totalmente desactualizadas. No existe la cultura de la actividad archivística y ya ni decir en los municipios.
Se avanzo significativamente en el tema con la publicación de la Ley Federal de Archivos el 23 de enero de 2012, pero aun falta seguir trabajando en los estados y en sus reglamentos, de hecho existen transitorios de esta Ley por cumplir.
Para muchos pareciera que por clasificación de archivos se entiende la interpretación simplista de colocar los documentos en un folder y archivarlos en las oficinas, pero ello no es así, va mucho más allá.
El Archivo General de la Nación, en coordinación con el IFAI, elaboró los criterios para la organización de los archivos de las dependencias y entidades, así como para la catalogación y conservación de documentos administrativos.
Día con día cualquier documento (memorándum, acta, oficio, resolución, comunicado, etc.) se debe archivar y clasificar dependiendo del tema que trate y al proyecto al que pertenezca.
En ocasiones, se tienen que contratar despachos externos para formar libro blanco de un tema o programa en especifico, que no es otra cosa sino la integración de documentos desde el inicio hasta el final, pero si se tuviera el cuidado con los documentos e irlos archivando día con día, no habría necesidad de ello.
He sido testigo de documentos extraviados, o simplemente guardados celosamente y cuando hay resistencia en entregar información, solo se fundamenta la respuesta en que no existe la información, cuando la información si existe pero ha sido archivada y clasificada de forma deficiente o nula. Práctica que debe ser eliminada.
Los encargados de los archivos, son el mismo caso que los titulares de las unidades de enlace, no cuentan con perfil y por lo regular envían a estas tareas al personal que consideran menos importante, de niveles tipo intendencia, auxiliares, sin tener la preparación académica mínima para llevar a cabo esta importante tarea.
Por ello, se propone elaborar una Ley General que establezca principios y rutinas básicas de operación archivística, establecer el perfil y las características del encargado de esta responsabilidad. Que se armonice la normatividad en las entidades federativas con la federal.
Asimismo, dotar de Presupuesto a estas áreas, pues ni siquiera se encuentra clasificado en el gasto.
En ocasiones se minimiza el archivo y clasificación de los documentos, a pesar de estar normado y que existan lineamientos emitidos por el IFAI para ello. La ciudadanía tiene todo el derecho a solicitar documentación, los propios servidores públicos la necesitan documentada y clasificada, pues además de cumplir con el acceso a la información, al final del camino por la falta de un documento existe un conflicto de responsabilidades y es entonces que se toma en cuenta su importancia.
Uno de los puntos que propuse ante la Cámara de Senadores, fue precisamente avanzar en el tema de archivos y homogenizar el sistema de control de archivos en el País, proceso y foro que me dio la oportunidad de expresar la urgente necesidad de voltear a ver este tema, por cierto, aun en espera de los resultados de este proceso, el haber sido de las 22 mujeres participantes del total de 147 y estar en el grupo de los 52 con grado de Doctorado me ha distinguido y reforzado mi carrera profesional, de entrada, ya ganamos.
Twitter: @JulietDelrio
