La importancia de la clasificación de Archivos
NORMA JULIETA DEL RIO VENEGAS *
Pareciera que por clasificación de archivos entendemos colocar los documentos en un folder con su broche y archivarlos en las oficinas, pero ello no es así.
Archivar los papeles es una de las tareas más importantes que se pudiera pensar de una secretaria o de cualquier servidor público, pero no solo de ella es la responsabilidad, si no yo diría es mayor de los Titulares, pues archivar es una actividad vital de cualquier gobierno y/o negocio, debido en parte, a la gran cantidad de documentos que se generan.
El artículo sexto, fracción V de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos -CPEUM- establece que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados; esto se relaciona con el artículo 4 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental –LFTAIPG), cuyo objetivo es mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos.
Para ello, el Archivo General de la Nación, en coordinación con el IFAI, elaboró los criterios para la organización de los archivos de las Dependencias y Entidades, así como para la catalogación y conservación de documentos administrativos (Artículo 32 LFTAIPG).
Desde el 1 de enero de 2005, las más de 200 dependencias y entidades públicas deben tener funcionando de forma organizada todos sus archivos, además de publicar una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, que deberán estar a Disposición del público.
Los principios de organización de los archivos son disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación, pero antes es preciso señalar qué es un archivo.
Archivo es, según el Diccionario de Terminología Archivística, un «Conjunto orgánico de documentos producidos y recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas Físicas o jurídicas, publicas o privadas”
Otra acepción es «La institución cultural donde se reúne, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura» y «El local donde se conservan y consultan los conjuntos Orgánicos de documentos”
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona); la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema, por lo que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
Los tipos de documentos que existen son, de archivo y documento electrónico.
El documento de archivo se registra en un hecho y acto: administrativo, jurídico, fiscal o contable; se crea, recibe, maneja y usa en el ejercicio de las facultades y actividades.
Documento electrónico es información que puede constituir un documento de archivo
Los archivos son divididos básicamente en 2 unidades: el archivo de trámite y el archivo de concentración, dependiendo del grado de consulta para cada uno. En el archivo de trámite se ingresan los documentos que resultan útiles y necesarios para el ejercicio de funciones en una unidad administrativa, los cuales son de consulta frecuente; por otro lado, en el archivo de concentración se resguardan aquellos archivos de consulta esporádica.
Día con día cualquier documento, (memorándum, acta, oficio, resolución, comunicado, etc…) se debe archivar y clasificar dependiendo del tema que sea o al proyecto que pertenezca, en ocasiones se minimiza esto, a pesar de estar normado y que existan lineamientos emitidos por el IFAI para ello, sin embargo al final del camino, por falta de un documento, existe un conflicto de responsabilidades y es entonces que se toma en cuenta la Importancia de ello.
Y más aún, se tiene que contratar a un despacho para formar libro blanco de un tema o programa en especifico, que no es otra cosa si no la integración de documentos desde el inicio hasta el final, pero si se tuviera el cuidado con los documentos e irlos archivando día con día, no habría necesidad de ello.
En los tiempos que vivimos, donde se aproxima un cambio de gobierno a nivel federal y en algunas entidades, la conservación y el manejo del archivo cobra vital importancia, ya que la administración entrante requiere conocer los asuntos que se trataron en el anterior gobierno, qué resultados obtuvieron o cómo se resolvieron situaciones diversas del quehacer administrativo.
Justo por ello en toda la administración pública se está realizando un esfuerzo por regularizar y uniformar el tema de los archivos de acuerdo a la normatividad aplicable, con el fin de que las nuevas autoridades no se detengan en la búsqueda de documentos, lo que representa tiempo perdido que bien puede ocuparse en acciones sustantivas y benéficas para el ciudadano.
Considero que en materia de legislación, el componente de registrar documentos públicos es un campo muy novedoso todavía en los Gobiernos Estatales, para los cuales es preciso homologar sus criterios con base a los ya establecidos por la federación, cuyo vínculo con la transparencia y rendición de cuentas es imperativo.
