Archivos son el resguardo de cualquier memoria
NORMA JULIETA DEL RÍO VENEGAS
El Archivo General de la Nación designó en 1995 el 27 de marzo como fecha para conmemorar al archivista. Profesión de alto grado de responsabilidad, describiéndose en el Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018 como el “Profesional con el privilegio de resguardar, ordenar y difundir nuestra memoria.”
Es relevante la tarea de los servidores públicos que se dedican a preservar los documentos y las memorias colectivas de sus áreas de trabajo.
Hoy más que nunca existe un auge en esta materia, pero aún falta por difundir y hacer conciencia de esta labor de archivar los documentos públicos, tenerlos organizados y al alcance para brindar el acceso a quien lo solicite.
La Ley Federal de Archivos es uno de los ordenamientos claves que están en espera de que sea aprobada la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública para comenzar con su reforma y camino legislativo.
Los Archivos como Ley marco establecerán la organización y administración por igual de los archivos en el País.
El 23 de agosto de 1823 se creó el Archivo General y Público de la Nación; desde entonces, se determino que los documentos podían estar a la vista de quienes estuvieran interesados en consultar su acervo.
En el artículo sexto de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, se establece que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.
A nivel Federal desde enero del 2012, se avanzo significativamente en el tema con la publicación de la Ley Federal de Archivos y el año pasado con la publicación de su Reglamento, donde mandata supervisar que los archivos de las dependencias y entidades se encuentren actualizados, organizados y conservados de conformidad con las disposiciones aplicables en la materia, y permitan la localización expedita de los expedientes, su disponibilidad e integridad, así mismo que los servidores públicos, al entregar y recibir su encargo, deberán verificar que los expedientes que integran sus archivos, correspondan a las series documentales relacionadas en la Guía Simple de Archivos.
De acuerdo al documento de investigación denominado «Análisis Comparativo de la Legislación en Materia de Archivos en los Estados de la Republica y Distrito Federal» realizado en Julio del año 2011, por la Mtra. Claudia Gamboa Montejano Investigadora Parlamentaria y la C. Miriam Gutiérrez Sánchez Auxiliar de Investigación, existe bastante diversidad en las leyes en materia de archivos.
Respecto a nuestro Estado, se denomina Ley del Sistema Estatal de Archivos de Zacatecas, su objeto es regir la preservación, conservación, clasificación y difusión del patrimonio documental, histórico y administrativo de la entidad y su uniforme e integral manejo, fue promulgada el 27 de octubre de 1987, hace 27 años. Pero sé que existe ya el proyecto de esta Ley estatal, vamos a conocerlo y aportar desde la perspectiva de la teoría y la práctica y en espera de que se publique en el Diario Oficial de la Federación la nueva Ley General de Transparencia.
Existen criterios para la organización de los archivos de las dependencias y entidades, así como para la catalogación y conservación de documentos administrativos, los cuales fueron elaborados por el Archivo General de la Nación y el IFAI.
Pero debemos de hacer conciencia en la administración pública que cualquier documento (memorándum, acta, oficio, resolución, comunicado, etc.) se debe archivar y clasificar dependiendo del tema y proyecto que se trate.
Los encargados de los archivos, por lo regular no cuentan con perfil y se envía a estas tareas al personal que consideran menos importante, sin tener la preparación académica mínima para llevar a cabo esta responsabilidad.
Al actualizar esta Ley, se tendrá mayor seguridad y control sobre nuestros archivos, y se ofrecerá una verdadera rendición de cuentas, tener una visión futurista y un mecanismo accesible para todos.
En ocasiones se hacen las leyes pensando en que siempre estarán en la función quien las realiza, después son esas propias leyes que obstaculizan las funciones a los mismos creadores, por ejemplo, la falta de documentos debidamente identificados y archivados, impide contar con ellos cuando son requeridos por instancias de fiscalización y de transparencia, y ello llevara a casos de conflicto de responsabilidades y en ocasiones, dejara entredicho la honorabilidad y la rendición de cuentas, y más aun ante procesos de entrega recepción.
