Archivos: Mecanismos para transparentar las acciones de Gobierno
NORMA JULIETA DEL RÍO VENEGAS
El 23 de agosto de 1823 se creó el Archivo General y Público de la Nación; desde entonces, se determinó que los documentos podían estar a la vista de quienes estuvieran interesados en consultar su acervo.
En el artículo sexto de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, se establece que los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos.
A nivel Federal, desde enero del 2012, se avanzó significativamente en el tema con la publicación de la Ley Federal de Archivos, y en este año, en mayo, se publicó el Reglamento de esta Ley, donde mandata supervisar que los archivos de las dependencias y entidades se encuentren actualizados, organizados y conservados de conformidad con las disposiciones aplicables en la materia, y permitan la localización expedita de los expedientes, su disponibilidad e integridad, así mismo que los servidores públicos, al entregar y recibir su encargo, deberán verificar que los expedientes que integran sus archivos, correspondan a las series documentales relacionadas en la Guía Simple de Archivos.
De acuerdo al documento de investigación Análisis Comparativo de la Legislación en Materia de Archivos en los Estados de la Republica y Distrito Federal, realizado en julio del 2011, por la Maestra Claudia Gamboa Montejano, Investigadora Parlamentaria y Miriam Gutiérrez Sánchez, auxiliar de Investigación, existe bastante diversidad en las leyes en materia de archivos.
Respecto a nuestro estado, se denomina Ley del Sistema Estatal de Archivos de Zacatecas, su objeto es regir la preservación, conservación, clasificación y difusión del patrimonio documental, histórico y administrativo de la entidad y su uniforme e integral manejo, fue promulgada el 27 de octubre de 1987, hace 27 años, un abismo entre el antes y la nueva era del acceso a la información y la nueva gerencia publica.
Las entidades federativas cuentan con legislación en materia de archivos, pero pocas coinciden en la regulación de un sistema de documentos, difieren en su objeto, sus denominaciones son diferentes como Ley del Sistema de Archivos, Ley de Documentos Administrativos e Históricos, Ley de Protección y Conservación de Archivos, por citar algunas. Las publicaciones de sus legislaciones en la mayoría son de bastantes años, totalmente desactualizadas. No existe la cultura de la actividad archivística y ya ni decir en los municipios.
Existen criterios para la organización de los archivos de las dependencias y entidades, así como para la catalogación y conservación de documentos administrativos, los cuales fueron elaborados por el Archivo General de la Nación y el IFAI.
Cualquier documento (memorándum, acta, oficio, resolución, comunicado, etc.) se debe archivar y clasificar dependiendo del tema y proyecto que trate.
En ocasiones, se tienen que contratar despachos externos para formar libro blanco de un tema, proyecto o programa especifico, que no es otra cosa sino la integración de documentos desde el inicio hasta el final, pero si se tuviera el cuidado con los documentos e irlos archivando día con día y clasificándolos, no habría necesidad de ello.
Los encargados de los archivos, por lo regular no cuentan con perfil y se envía a estas tareas al personal que consideran menos importante, sin tener la preparación académica mínima para llevar a cabo esta responsabilidad.
Lo ideal es homologar la Ley Federal de Archivos como su Reglamento con las Entidades Federativas.
Entre más se tarde en actualizar esta Ley, más se dificultará ofrecer una verdadera rendición de cuentas, tener una visión futurista y un mecanismo accesible para todos; en ocasiones se hacen las leyes pensando en que siempre estarán en la función quien las realiza, después son esas propias leyes que obstaculizan las funciones a los mismos creadores, por ejemplo, la falta de documentos debidamente identificados y archivados, impide contar con ellos cuando son requeridos por instancias de fiscalización y de transparencia, y ello llevara a casos de conflicto de responsabilidades y en ocasiones, dejara entredicho la honorabilidad y la rendición de cuentas, y más aun ante procesos de entrega recepción.
